mardi 22 janvier 2008

LA GESTION DU TEMPS

À quoi nous sert notre mauvaise gestion du temps ?
À être créatif, à limiter les contacts, à être sous pression… À quoi nous sert-elle réellement. Est-ce un manque de motivation déguisé ou simplement une mauvaise organisation ?
C'est la question principale à ce poser.

Se déterminer des objectifs

Si vous n'avez pas d'objectifs, de rêves, de buts, tant personnels que professionnels, rien ne pourra vous motiver à mieux gérer votre temps et à progresser.

Vie professionnelle et vie personnelle

Lorsque nous parlons de gestion de temps, nous sommes obligés de travailler avec l'ensemble de notre temps. Il faut donc penser à l'ensemble des activités professionnelles et les intégrer à nos activités personnelles. Ces deux groupes sont inséparables. Ils vous procurent l'équilibre que vous avez besoin pour rester motivé sur votre désir de progresser

Contrôler notre stress

La gestion de votre temps, en plus de contribuer à votre équilibre en tant qu'individu, vous permettra de gérer votre stress. Elle vous permettra de répartir vos activités à fin de planifier vos moments plus stressants selon vos capacités.
LA PRÉVISION

Accepter de perdre du temps à gérer notre temps

D'abord et avant tout, il faut s'y résigner. Il faut accorder du temps pour la gestion de celui-ci. Peut-être qu'au départ, vous aurez tendance à croire que cette gestion n'est pas nécessaire. Mais après une semaine, vous serez capable de voir les effets bénéfiques de vos efforts.

1- Identifier les tâches

La liste des choses à faire (le fourre-tout)

Vous devriez toujours avoir sous la main une tablette de papier ou un cahier pour y inscrire TOUTES les choses à faire.
Pour commencer, inscrivez-y tout ce à quoi vous pensez, tant au niveau personnel que professionnel. Inscrivez un délai pour chaque tâche, si possible. Dans cette liste, l'ordre de priorité n'est pas important.
Ex:
  • Faire la relance du mois (2h jusqu'au 30)
  • Téléphoner à maman pour le cadeau de papa (15m jusqu'à vendredi)
  • Poster les cartes de remerciement (aller/retour 30m cette semaine)
  • Dossier M. Pierre (15m aujourd'hui)
  • Dossier M. Jean (1h aujourd'hui)
  • Prendre rendez-vous avec M. Jacques (5m jusqu'à demain)
Dans le futur, vous compléterez cette liste au fur et à mesure que le temps passera. Ainsi, à la fin de chaque journée, vous pourrez prendre quelques minutes pour analyser votre liste et planifier vos activités.
2- La hiérarchisation
L'étape de la hiérarchisation consiste à déterminer l'importance et la place de chacune de vos activités dans votre semaine.
À la fin de chacune de vos journées, reprenez votre liste des choses à faire et classez vos activités : leur importance, quand les mettre en œuvres et si vous devez vraiment les mettre à exécution (peut-être pouvez-vous déléguer).
Les principes suivants vous éclaireront dans ce processus.

Chasser les voleurs de temps

Quels sont vos principaux voleurs de temps ? C'est à dire, ceux qui vous font déroger à votre horaire ?
  • Le téléphone ;
  • La réponse au courrier et aux courriels ;
  • Les meetings instantanés (utile ou non) dans votre bureau ou dans la salle de montre ;
  • Les urgences;
  • Etc.
Heureusement, nous ne devons pas éviter de s'affairer à ces voleurs de temps. Mais il est possible de les planifier.
  1. Déterminez des heures de retours d'appels et de réponse au courrier et aux courriels.

  2. Pendant vos heures normales de travaille, votre téléphone cellulaire devrait servir seulement de messagerie et ainsi répondre aux appels aux heures prévues.

  3. Lors de "meeting instantané", essayez d'abréger l'entretient. Écoutez la demande et ensuite déterminez à quel moment la traiter.

  4. Si les urgences sont très fréquentes, déterminez du temps, dans votre journée, pour traiter les urgences. Sinon, vous devrez, un jour ou l'autre, reprendre le temps perdu en coupant sur une autre activité (cause principale du temps supplémentaire).
La loi de Pareto ou la loi du 80/20
Au XIXe siècle, un économiste italien, Pareto, a observé et formulé une loi sur les activités à hauts rendements :
80% DU RÉSULTAT EST PROVOQUÉ
PAR 20% DES ACTIVITÉS

Toutes vos activités sont nécessaires mais il est important de pouvoir identifier nos activités à haut rendement.

Priorités offensives et priorités défensives

Définissez vos priorités. Déterminez vos 5 principales priorités offensives et vos 5 principales priorités défensives…

L'offensive

Les priorités offensives concernent les activités ou vous avez à prendre l'initiative : les appels, les entrevues, les présentations.

La défensive

Les priorités défensives concernent les activités qui sont imposés par votre travail : le travail de bureau, le service, la préparation des dossiers.
Lors de l'exécution de votre travail, idéalement, vous devriez débuter par l'exécution des 5 priorités offensives, puis des 5 priorités défensives.
La planification

Pourquoi ???

  • Pour voir l’ensemble de ses obligations
  • Pour ne rien oublier
  • Pour voir ce qui a été réalisé
  • Identifier le temps nécessaire à la réalisation d'une tâche
  • Comparer le temps prévu et le temps réellement consacré à cette tâche
  • Faire des liens entre le temps consacré et les résultats obtenus
    (pour la prochaine fois)
  • Faire face aux imprévus
Votre biorythme, écoutez votre corps !
Attention de déterminer à quel moment effectuer une tâche selon le degré de concentration requis

Les travaux de longue durée

Découpez le travail

  • Décortiquez le travail en petites tâches
  • Déterminez les étapes de réalisation
  • Évaluez le temps requis
  • Identifiez les moments pour le faire

Outils

Le planificateur

L'agenda

Pour la planification de la journée
Pour noter toutes les activités de la journée, la semaine, etc.
Pour noter tout ce qui est décidé d'avance

De quelle façon ?

Tenir compte des activités imposées par l'entreprise
(meeting, remise de rapport, etc.)
Ajouter toutes les activités et les contraintes déjà connues
Constater le temps qui reste pour les autres activités
Les autres activités
Les repas
Les déplacements
Les implications
Les sports
Le sommeil
Les rendez-vous répétés (ex. : rencontre d'équipe, suivi médical, etc.)
Les amours

Le calendrier mensuel

Permet de prendre la mesure de l'ampleur des activités, des délais. On y inscrit :
Les journées de travail et de congé
Les dates buttoirs
Les périodes alloués pour un travail
Les activités et dates spéciales
Les rencontres de formation fixes
Les rendez-vous fixes
Les rencontres d'équipe fixes

Les étapes à suivre

On complète son agenda le plus longtemps à l'avance possible, au moins trois semaines à l'avance.
On y inscrit tout et on laisse des plages libres pour les activités supplémentaires
À partir de l'agenda on fait son calendrier

Les pense-bêtes.

Comme son nom l'indique, le pense-bête (souvent le fameux post‑it) sert à nous rappeler un événement important.
Mais il ne constitue pas proprement votre agenda !
De même, il ne sert pas non plus de bottin téléphonique. Pour noter les numéros de téléphones, utilisez directement des fiches téléphoniques (ex. Rolodex). Ces fiches amovibles vous permettront de garder les numéros plus longtemps (au cas où) et dans un endroit approprié (leur classeur). Annuellement, regardez la pertinence de conserver chaque numéro dans votre classeur. Si vous avez un doute, gardez-le.
Dernière chose sur les pense-bêtes.
La meilleure façon de perdre ou d'oublier un message téléphonique est de l'écrire sur un pense-bête. Utilisez donc un recueil de message (avec duplicata pour personne concernée) ou un simple cahier. Vous serez ainsi en mesure de mieux gérer les appels entrants et de plus, c'est un outil inestimable lorsque l'on recherche le précieux numéro de téléphone de la personne qui nous a contacté le mois passé.
Les Trucs

Utiliser les gardiens du temps

Trouvez les gardiens de votre temps. Par exemple, si vous faites du travail administratif ou de sollicitation, fermez la porte de votre bureau. Il sera ainsi plus difficile pour vos collègues de venir vous déranger inutilement.

Prendre du recul

Surtout en grande période de stress. Prenez un instant pour remettre vos activités en ordre de priorité. Regardez les tâches à effectuer de façon objectives, comme si c'était le travail de quelqu'un d'autre. Il est toujours plus facile d'organiser le temps des autres que le sien. Déléguez s'il le faut.

Faites le calcul pour connaître la valeur monétaire de votre temps

Combien vaut votre temps ? Combien vous coûte votre escapade sur Internet ou le récit palpitant de la fin de semaine de votre collègue par rapport à 30 minutes de télémarketing ?
Le fait de savoir combien vaut votre temps vous aidera à vous motiver à travailler. Ainsi vous serez assuré d'atteindre tout vos objectifs.
Isabelle Montreuil
Formation en vente

2 commentaires:

Anonyme a dit...

Merci de me remémorer les b à bas de la vente !

Isabelle a dit...

... Justement j'ai pris la peine de le relire moi aussi ...

Donc... Merci a toi ;)